Leadership Coaching - Methoden und Prozesse

Gesprächsvorbereitung in fünf Minuten

Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, vor dem nächsten Einzelgespräch drei kurze Fragen zu beantworten: Was ist seit unserem letzten Gespräch gelungen? Was ist liegen geblieben – und warum? Worüber sollten wir heute unbedingt sprechen?

So kommen beide vorbereitet ins Gespräch. Ihre Mitarbeitenden setzen selbst Schwerpunkte – und Sie erfahren vorab, was sie gerade beschäftigt.

Im Teammeeting funktioniert das ebenso: Die Antworten aller bilden den idealen Einstieg und machen Themen sichtbar, die sonst untergehen.

Ziele SMART vereinbaren

• S = spezifisch (specific)
• M = messbar (measurable)
• A = attraktiv (attainable)
• R = relevant (relevant)
• T = terminiert (time-based)

Mit der SMART-Formel vereinbaren Sie Ziele so klar, dass beide Seiten wissen, woran Erfolg erkennbar ist – und jedes Zwischenziel konkret und handlungsorientiert beschrieben ist.

Statt des allgemeinen Wunsches „Sie sollen sich stärker in Projekte einbringen“ könnte eine SMART vereinbarte Zielsetzung so lauten:

„Sie übernehmen bis Ende des Quartals die Leitung des Teilprojekts Kundenportal, stellen den Zwischenstand im Februar dem Lenkungskreis vor und stimmen sich dazu alle zwei Wochen mit mir ab.“

Offene Fragen stellen

Fragen, bevor Sie Lösungen vorgeben: Offene Fragen geben Mitarbeitenden Raum, ihre Sicht, ihre Bedenken und eigene Lösungsideen zu entwickeln.

Fragen wie „Was haben Sie schon versucht?“, „Was wäre ein erster kleiner Schritt?“ oder „Was brauchen Sie dafür von mir?“ fördern Eigenverantwortung – geschlossene Fragen und schnelle Ratschläge bremsen sie.

Ihre Verantwortung ändert das nicht: Ziele und Erwartungen bleiben Ihre Sache – offene Fragen helfen, den besten Weg dorthin zu finden. Wer so fragt, erfährt mehr über die eigentlichen Hürden und stärkt das Vertrauen im Team.

Das GROW-Modell im Mitarbeitergespräch

Das GROW-Modell gibt einem Gespräch eine klare Struktur – vom Ziel bis zur Vereinbarung:

G für Goal (Ziel)

Was soll am Ende des Gesprächs – oder des Vorhabens – erreicht sein? Benennen Sie dabei offen, was Sie als Führungskraft erwarten; die SMART-Formel lässt sich gut einbinden.

R für Reality (Realität)

Wo stehen wir heute? Was läuft gut, was nicht? Eine ehrliche Bestandsaufnahme zeigt den Abstand zum Ziel.

O für Obstacles und Options (Hindernisse und Möglichkeiten)

Was steht im Weg, und welche Wege gibt es? Lassen Sie zuerst Ihre Mitarbeitenden Optionen entwickeln, bevor Sie eigene Ideen einbringen.

W für Will (Umsetzung)

Was wird konkret getan, von wem, bis wann? Klare Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sichern die Umsetzung.

Die Wunderfrage: „Das Ziel ist erreicht“

Die Wunderfrage nach Steve de Shazer richtet den Blick auf Lösungen statt auf Probleme – hilfreich, wenn ein Gespräch in Schwierigkeiten feststeckt.

Anwendung:

Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden – oder das ganze Team –, einen Arbeitstag zu beschreiben, an dem das Ziel bereits erreicht ist: Was ist dann anders? Woran merken Kunden, Kolleginnen und Kollegen den Unterschied? Was tun Sie selbst dann anders?

Wirkung:

Die Frage macht ein Ziel greifbar, klärt, warum es wichtig ist, und setzt Motivation frei.

Weiteres Vorgehen:

Aus dem Bild des Zielzustands leiten Sie gemeinsam die ersten konkreten Schritte ab.

Erkenntnisse teilen

Beenden Sie Einzelgespräche und Teammeetings mit einer einfachen Frage: „Was nehmen Sie aus diesem Gespräch mit?“

Die Antworten zeigen sofort, was angekommen ist – und wo ein Missverständnis entstanden ist, das Sie noch im Gespräch klären können.

Schriftlich festgehalten, entsteht über die Zeit ein Verlauf, auf den Sie und Ihre Mitarbeitenden in späteren Gesprächen zurückgreifen können.

Die gemeinsame Aufgabenliste

Halten Sie die Vereinbarungen aus jedem Gespräch in einer gemeinsamen Liste fest. Aus einer mündlichen Absicht wird so eine verbindliche Vereinbarung – für beide Seiten.

• Klarheit: Beide behalten den Überblick über erledigte und offene Aufgaben.
• Unterstützung: Schwierigkeiten und aufgeschobene Schritte werden früh sichtbar.
• Priorisierung: Die Liste hilft, Schwerpunkte zu setzen.
• Erfolgserlebnisse: Abgehakte Aufgaben machen Fortschritte sichtbar und motivieren.

Das nächste Gespräch beginnt dann mit einem Blick auf die Liste – statt mit der Frage „Wo waren wir stehen geblieben?“.

Präsenz und Fokus

Gute Gespräche beginnen mit Aufmerksamkeit. Nehmen Sie sich vor wichtigen Gesprächen zwei Minuten, um den vorigen Termin abzuschließen und sich auf Ihr Gegenüber einzustellen.

Im Gespräch gilt: Bildschirm aus, Telefon weg, volle Aufmerksamkeit. Zeigen Sie echtes Interesse und hören Sie zu, ohne vorschnell zu bewerten – das klingt selbstverständlich, verlangt aber bewusste Übung.

Diese Präsenz ist die Grundlage für Vertrauen – und damit dafür, dass Mitarbeitende offen sagen, was sie wirklich beschäftigt.

Reflexion nach dem Gespräch

Nehmen Sie sich nach wichtigen Gesprächen fünf Minuten für eine kurze Reflexion:

• Reaktionen: Welche Rückmeldungen und Fragen gab es?
• Wirkung: Haben meine Fragen und mein Vorgehen weitergeholfen?
• Ergebnis: Was haben wir vereinbart – und ist es für beide klar?
• Verbesserung: Was mache ich beim nächsten Mal anders?

So entwickeln Sie Ihre Gesprächsführung Schritt für Schritt weiter – eine der wirksamsten Übungen für Ihre Führung im Gespräch.